Optimiser le temps des équipes grâce à une plateforme automatisée
Mandat
Chaque année, Desjardins Entreprise organise un gala de reconnaissance pour souligner l’excellence de certains de ses employés. Au bout d’un long processus réalisé par plusieurs intervenants, les prix Ambassadeurs Desjardins Entreprises sont remis aux gagnants.
Après des années de mises en candidature, de processus de sélection et de calculs de points très chronophages pour tous les responsables, Desjardins Entreprises a demandé à Tink de créer une plateforme digitale sécuritaire et conviviale pour faciliter le travail de chacun et simplifier la reconnaissance des lauréats annuels.
Le défi
Depuis toujours, chaque gestionnaire devait soumettre les différentes candidatures de ses employés en répondant à plusieurs questions avant d’envoyer l’ensemble des formulaires aux administrateurs de l’événement. Toutes les candidatures reçues par courriel (parfois après plusieurs rappels) étaient agrégées manuellement, dans un fichier Excel. Les administrateurs devaient ensuite soumettre les candidatures à un jury. Une fois les candidatures évaluées, les administrateurs récoltaient les notes et commentaires de nouveau pour les ajouter au fichier maître une à une. Au bout de nombreux calculs, ils obtenaient le classement final. Au total, plus de quatre mois de l’année étaient dédiés à ce processus de sélection.
Réalisations - Technologie
En collaboration avec Desjardins Entreprises, nous avons créé une plateforme qui permet un accès sécurisé et personnalisé pour chaque intervenant impliqué, soit :
- les gestionnaires d’employés admissibles ;
- les administrateurs ;
- les jurés.
En tant que « soumissionnaires », les gestionnaires remplissent maintenant eux-mêmes les fiches des employés qu’ils souhaitent inscrire. Ils peuvent enregistrer les fiches et revenir les compléter plus tard. Ils ont accès aux différentes catégories de soumission, aux critères d’admissibilité et profitent de l’automatisation des formulaires pour rédiger des réponses toujours recevables. Ils peuvent aussi joindre une photo du candidat ou des documents et des témoignages pour appuyer les candidatures soumises.
Les administrateurs ont accès à un tableau de bord et peuvent voir en temps réel l’état d’avancement des différentes candidatures. Ils peuvent relancer les gestionnaires qui n’ont pas rempli de fiches ou qui ont oublié d’en compléter. Ils peuvent attribuer des jurés pour chaque catégorie et repérer rapidement les candidatures qui sont prêtes.
Les jurés peuvent accéder directement aux formulaires correspondant à leurs catégories de vote, consulter les formulaires puis évaluer les candidatures directement en ligne.
Les résultats de chaque évaluation s’accumulent et la plateforme compile automatiquement les résultats afin de sélectionner les gagnants de chaque catégorie.
Résultats
Au final, la plateforme créée a permis d’économiser 175 heures et 1 200 courriels dès la première année. Ce n’est rien de moins qu’un gain de productivité et de temps de 80 %. Quant au calcul des résultats, s’il prenait 2 jours complets aux équipes, il se fait maintenant instantanément. Les erreurs humaines, les impressions papier, les pertes de données sont, elles, presque réduites à 0.
Aujourd’hui Desjardins Entreprise dispose d’une plateforme de reconnaissance simple, intuitive, personnalisable et sécuritaire qui offre tous les avantages d’un suivi de procédure et d’une sélection des candidatures en temps réel. Une réalisation gagnant-gagnant, pour tous.